La pandemia ha imposto la necessità di adottare nuove modalità di lavoro. Le aziende devono re-immaginare il lavoro e il ruolo degli uffici nel creare posti di lavoro sicuri, produttivi e piacevoli per i dipendenti.
Data la velocità con cui la pandemia ha preso piede, la transizione ha dimostrato che le aziende e i loro lavoratori possono essere molto più agili e adattabili di quanto molti pensassero. Cosa significa tutto questo per la vita dopo la pandemia? Tornerà come prima? Come cambierà l’ufficio tradizionale una volta che le persone saranno tornate?
Adattarsi a un nuovo ambiente di lavoro
La maggior parte delle aziende e dei loro dipendenti sono passati senza problemi al lavoro da casa, grazie alla tecnologia che ha permesso loro di rimanere connessi e impegnati.
Una ricerca dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro delle Nazioni Unite ha rilevato che il lavoro a distanza può comportare una serie di sfide. Se da un lato i dipendenti sono spesso più produttivi quando lavorano da casa, dall’altro sono anche più esposti a orari di lavoro più lunghi e, in particolare per chi ha figli in età scolare, devono affrontare frequenti interruzioni, distrazioni e, in alcuni casi, maggiore stress.
Mentre alcuni dipendenti sono a proprio agio in questo ambiente, altri possono avere un impatto significativo sulla salute mentale e sulla produttività. Molti lavoratori si affidano all’ufficio per avere una struttura e una connessione ed è fondamentale per raggiungere un equilibrio tra la vita personale e quella professionale.
Una ricerca di JLL dimostra inoltre che le persone hanno ancora bisogno di spazi di aggregazione e di connessione sul posto di lavoro e che il desiderio intrinseco di interazione degli esseri umani non è sempre soddisfatto da Zoom o da un ambiente di lavoro da casa. La ricerca dimostra che l’ufficio fisico svolge un ruolo fondamentale nel facilitare la collaborazione e, in ultima analisi, per la salute, il benessere e la produttività dei dipendenti.
È anche probabile che i datori di lavoro desiderino un ritorno a condizioni di lavoro più normali, con una maggiore visibilità sul lavoro e sugli orari dei dipendenti e un aumento delle interazioni personali, piuttosto che digitali. In definitiva, le persone vogliono e hanno ancora bisogno di spazi di aggregazione e di connessione e l’ufficio svolge un ruolo fondamentale in questo senso.
Cambiamento di atteggiamento dei datori di lavoro
Il fatto che il lavoro a distanza sia diventato una necessità negli ultimi mesi ha dimostrato alle aziende – alcune delle quali potevano essere scettiche sul fatto di permettere al personale di lavorare da casa – che è possibile mantenere la produttività e la comunicazione.
Alla riapertura degli uffici, è probabile che i datori di lavoro saranno più flessibili nell’organizzazione del lavoro da casa. La comunicazione, la trasparenza e la gestione del tempo saranno fondamentali e potrebbe diventare prassi comune, ad esempio, che le persone vogliano continuare a lavorare uno o più giorni alla settimana da casa. Sarà importante assicurarsi che i dipendenti siano a conoscenza delle pratiche lavorative degli altri colleghi, per garantire che le riunioni strategiche e il lavoro collaborativo siano programmati nei momenti ottimali.
Una ragione ovvia per cui i datori di lavoro potrebbero offrire più opportunità di lavoro da casa è semplicemente quella di ridurre i requisiti di spazio, e quindi i costi, dato che i bilanci delle aziende richiederanno tempo per essere risanati dopo il COVID-19. Questa potrebbe anche essere una strategia prudente per aiutare a compensare le possibili implicazioni “spaziali” di una maggiore distanza sociale.
Una ricerca di UBS3 mostra inoltre che, sebbene offrire ai dipendenti la possibilità di lavorare da casa possa contribuire al benessere dei dipendenti, non tutti sono uguali in questo scenario. Avere uno spazio confortevole per lavorare da casa non è un’opzione accessibile a tutti e di solito è a carico del dipendente. Questo potrebbe svantaggiare coloro che non hanno questa possibilità.
Un cambiamento nel design degli uffici
Nel breve termine, il ritorno a un ufficio in cui i dipendenti lavorano fisicamente a stretto contatto gli uni con gli altri potrebbe non essere del tutto possibile, anche se alcune misure di allontanamento sociale si attenuano. La salute e la sicurezza dei dipendenti dopo la COVID-19 saranno al centro delle preoccupazioni delle aziende, il che significa che il design e la disposizione degli uffici probabilmente si evolveranno nell’era post-pandemia.
Per conformarsi ai requisiti di distanza sociale e alleviare le preoccupazioni dei dipendenti, i datori di lavoro e i locatori dovranno rivedere la progettazione e la disposizione degli uffici. La de-densificazione è destinata a diventare una tendenza, un cambiamento significativo rispetto alla norma di inserire il maggior numero possibile di scrivanie e di persone nell’ufficio. Questi cambiamenti probabilmente ridurranno anche la popolarità del lavoro basato sulle attività e rallenteranno l’ascesa degli spazi di coworking. Questa attenzione per la salute, la sicurezza e la distanza può, di per sé, portare a una maggiore richiesta di spazio.
In un cenno alle epoche precedenti, le barriere tra le scrivanie potrebbero tornare in auge per ridurre la probabilità di diffondere infezioni tra i dipendenti. È improbabile che questo rifletta il cubicolo dell’ufficio di una volta, ma piuttosto l’uso di materiali trasparenti come il perspex per creare una separazione.
La progettazione e la disposizione degli uffici dovranno inoltre considerare come accogliere una maggiore interazione e connettività tra i dipendenti in un mondo post-COVID-19. Nel corso di questa pandemia, il valore dell’interazione faccia a faccia tra i dipendenti per la generazione di idee e la collaborazione è diventato evidente per molte aziende, quindi sarà fondamentale creare aree che facilitino questa interazione, ma in modo sicuro e salutare.
Le limitazioni all’uso delle sale riunioni saranno importanti, così come il potenziamento delle strutture di videoconferenza per consentire un impegno continuo tra chi è in ufficio, a casa, tra i vari stati o all’estero.
Anche il modo in cui i dipendenti utilizzano le aree comuni, come la cucina o le sale riunioni, dovrà essere riconsiderato.
Si dovranno prendere in considerazione anche altri cambiamenti, come corridoi più ampi e traffico pedonale a senso unico, ove possibile, nonché una migliore filtrazione dell’aria, aprendo potenzialmente le finestre per incoraggiare il flusso d’aria fresca o sistemi di ventilazione che fanno fluire l’aria dal soffitto verso il basso, anziché dal pavimento verso l’alto.
Gli ascensori rappresenteranno una sfida per i proprietari, dato lo spazio ristretto, la vicinanza degli avventori e i punti di contatto comuni. Per mantenere la distanza sociale, potrebbe essere necessario imporre restrizioni per controllare il numero e la distanza delle persone, e i controlli degli ascensori senza contatto aumenteranno di popolarità.
L’igiene sarà fondamentale per la sicurezza dell’ufficio, quindi ci si aspetta che i disinfettanti siano presenti su ogni scrivania, in ogni sala comune e all’ingresso di ogni stanza. Aumenterà anche la frequenza di pulizia dell’area dell’ufficio, delle scrivanie e dei punti di contatto comuni, come le maniglie delle porte e le ringhiere. Nelle nuove costruzioni, l’uso di materiali antimicrobici e un uso più intelligente dello spazio per distribuire i dipendenti sono destinati a diventare richieste comuni.
Sebbene la COVID-19 stia inducendo i datori di lavoro e i locatori a ripensare gli ambienti d’ufficio, non c’è dubbio che lo spazio fisico dell’ufficio abbia ancora un ruolo critico da svolgere. Nel breve termine, con il ritorno dei lavoratori, l’attenzione si concentrerà sulle questioni di distanza sociale. A lungo termine, e soprattutto in assenza di un vaccino, è probabile che assisteremo a cambiamenti nella progettazione e nelle pratiche di ufficio che avranno un impatto su tutti coloro che vi lavorano.